Gestión ágil de proyectos con Activecollab, Googledocs y Yammer – VIII encuentro ágil en Barcelona

En este encuentro Alexis Roqué de <Undefined> explicó su ecosistema ágil. Se hizo hincapié en el ecosistema como soporte a la comunicación entre los actores que participan en un proyecto (incluyendo al cliente), en la necesidad de un jardinero del ecosistema (en función de su complejidad) y en lo interesante que puede ser disponer de un buen sistema de gestión y push de conocimiento a nivel de empresa. Finalmente se subrayó que un cambio en la manera de trabajar siempre implica formación, perseguir e ir mejorando.

La presentación que se utilizó se encuentra aquí: http://www.slideshare.net/alexisroque/agile-development-ecosystem
 
foto-grupo-gestion-agil-activecollab
 
 

 
Objetivo de un ecosistema ágil
 
El objetivo de un ecosistema ágil es que todo fluya para poder proporcionar resultados y productividad. Un ecosistema de herramientas da soporte a una metodología determinada y a sus prácticas; en el caso de las metodologías ágiles, especialmente es un soporte a la realización de tareas de manera eficiente basándose en la comunicación entre todos los actores [1].
 
Por ello, el ecosistema ágil debe ser:
  • Un canal de comunicación entre los miembros del equipo y también con el cliente.
    • Un repositorio de información.
    • Una agenda / planificador que permita monitorizar / hacer seguimiento.
    • Accesible remotamente y a la vez tangible, que casi se pueda tocar físicamente.
  • Aceptado por el equipo, que perciba su beneficio.
    • Con la entrada de datos muy automatizada.
    • Que facilite el aprendizaje del equipo, que vaya mejorando en su manera de trabajar [2].
 
La participación del cliente
 
La participación del cliente es especialmente importante cuando se trabaja con metodologías ágiles. Por ello es importante considerar cómo este actor puede interactuar con él:
  • Consultando el estado de los objetivos/requisitos, burndowns, e incluso creando los objetivos/requisitos.
  • Se puede asignar tareas al cliente como, por ejemplo, que suba al gestor de contenidos información relevante del proyecto.
 
El jardinero del ecosistema
 
Puede ser necesaria una figura que se encargue de mantener suficientemente pulcro el ecosistema, especialmente es complejo por que existen muchos módulos, algunos sin integración automática. Esta persona se encarga de:
  • Estructurar la información.
  • Quitar ruido.
Para reducir su labor al mínimo, es recomendable que existan procedimientos de trabajo con el ecosistema y guías de uso de las herramientas.
 
Este jardinero del ecosistema, entre otras cosas, puede ser la misma persona que se encarga de recoger las retrospectivas de cada proyecto y difundir sus conclusiones poniéndolas en un Wiki global, o bien quien se encargue de avisar a quienes no están reportando las horas de trabajo pendiente (que permiten crear el burndown).
 
 
Ejemplo de ecosistema ágil
 
En el encuentro se presentó el siguiente ecosistema:
 
Tipo de Herramienta
Producto
Observaciones
Content Management Server
ActiveCollab
Ficheros binarios (documentos, imágenes)
Wiki
ActiveCollab
Versionado, comentarios, discusión, etiquetas, búsquedas.
Sirve también como repositorio de lecciones aprendidas.
Project Management
ActiveCollab
 
Issue Management
ActiveCollab
 
Software Configuration Management
Subversion
Está desligado de ActiveCollab. La trazabilidad se mantiene de manera manual.
Continuous Integration Server
Maven
 
Communication Booster
Gmail + GTalk
Twitter o Jammer
 
Demo / Preproduction Server
 
 
Sprint Backlog
GoogleDocs
Con burndowns.
ActiveCollab es fácil de desplegar (incluso existe el formato ASP). Da un buen resultado (Pareto 80/20). Sus principales problemas son:
  • Wiki y calendario limitados.
  • No dispone de una visión multiproyecto.
  • Hay un Wiki por proyecto. Esto impide disponer de un repositorio de lecciones aprendidas (ni gestión del conocimiento) para toda la organización si no es haciendo una copia manual de las lecciones de cada proyecto hacia un Wiki corporativo.
  • No es Open Source.
  • No hay charting.
  • No es un tablero de tareas físico, con lo que se pierden los efectos de radiador de información y psicológico de ir moviendo las tareas a estado “hecho”.
Se propusieron otras herramientas, en función de la tecnología de desarrollo y el precio de las herramientas: Redmine, Jira + Confluence + Greenhopper, Team Foundation Server (Microsoft).
 
 
Twitter / Jammer
  • Se utiliza para toda la empresa, para solicitar ayuda (por ejemplo indicar en qué estás atascado) y/o que fluya información de interés. Incluso se plantean incentivos para quien realice el mejor post. El problema es que como gestor de conocimiento es limitado. Una alternativa es utilizar una delicious como gestor de conocimiento con Twitter como push.
  • Por otro lado, es muy necesario tener disciplina en lo que se escribe y no hacer ruido. Para ello ayuda que los gestores y jefes de proyecto estén suscritos J
  • NO se utiliza para comunicarse dentro de las tareas propias de un equipo. Los miembros del equipo deben ser capaces de comunicarse de manera más directa, especialmente si están co-localizados.
  • Jammer dispone de un Niko Calendar. Dentro de la empresa se considera “obligado” empezar el día indicando cual es tu estado de ánimo, para que si tienes algún problema otra persona se de cuenta, pueda interesarse por ti y ayudarte.
 
Inconvenientes para la implantación de un sistema
 
Finalmente se mencionó que el principal inconveniente para la implantación de un sistema es, como siempre, el cambio en la manera de trabajar, que implica formación en el sistema y perseguir su uso. Una vez implantado, hay que ir mejorando el sistema.
 
 
Artículos relacionados
 
Agradecer a DoubleYou, agencia de publicidad que utiliza prácticas de Scrum y XP en sus proyectos, la cesión de sus instalaciones, los snacks y las bebidas.
Para apuntarse a los próximos encuentros en Barcelona sobre temas ágiles: http://agile-spain.wikidot.com/quedadas-barcelona

 

7 comentarios sobre “Gestión ágil de proyectos con Activecollab, Googledocs y Yammer – VIII encuentro ágil en Barcelona

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